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Campañas de email: envíos automáticos cuando se emite, acepta o vence una credencial

Una campaña es un email que POK Proof of Knowledge envía por su cuenta después de que ocurre algo con una de tus credenciales, así tu relación con el receptor no tiene que terminar en el momento en que la emites. Defines la regla una sola vez (por ejemplo, avisar antes de que una credencial venza, pedirle a alguien que la comparta, o recordarle que la acepte) y POK sigue enviando ese email a cada credencial que coincide, sin que nadie de tu equipo lo envíe a mano.

Campañas es una función premium, que se habilita por organización. Para activarla, contacta a tu ejecutivo comercial o escribe a contacto@pok.tech.

Incluso cuando está habilitada, activar una campaña necesita algo más: una integración SMTP vinculada. Puedes crear, editar, previsualizar y enviarte una prueba de una campaña sin ella. La pestaña lo explica con un aviso, "Cómo activar tus campañas personalizadas": "Para activar tus campañas personalizadas y tener mayor control sobre tus envíos, vincula tu proveedor de correos. Una vez vinculado, deberás activar manualmente tus campañas." Dicho de otro modo, vincular un proveedor no activa ninguna campaña por ti: solo habilita la opción.

Abre Campañas en el administrador de emails​

  1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Branding.
  2. En la tarjeta "Correos", haz clic en "Personalizar" para abrir "Ajustes de correo".
  3. Haz clic en la pestaña "Campañas", después de "Detalles del envío", "Branding correo", "Templates" y "Reporte".

Qué ves cuando abres Campañas​

La pestaña siempre muestra una campaña integrada arriba de todo: "Recordatorio de aceptación de credencial", etiquetada "Aceptación" y siempre "Activa". No puedes abrirla, editarla ni desactivarla: se ejecuta automáticamente para todas las organizaciones.

Debajo, "Campañas personalizadas" lista las que creó tu organización, con las columnas "Nombre", "Etiqueta" (su objetivo), "Última modificación" y "Estado" ("Activa" o "No activa"). Si todavía no hay ninguna, POK muestra "Aún no cuentas con campañas personalizadas para mostrar" junto con un botón "Crear campaña".

Cualquiera que pueda abrir esta pestaña puede ver la lista y abrir la página de detalle de una campaña. Solo el rol Administrator puede crear, editar, duplicar, activar o desactivar una campaña; Operator y Reader pueden mirar pero no modificar nada.

Crea una campaña​

Haz clic en "Crear campaña" (visible solo para Administrator) y completa el diálogo:

  1. "Nombre", un nombre único para tu organización. POK ignora mayúsculas y minúsculas al verificarlo, así que "Reminder" y "reminder" cuentan como el mismo nombre.
  2. "Objetivo", elegido de una lista: "Aceptación" (vinculado a tus plantillas de solicitud de aceptación), "Envío" (vinculado a tus plantillas de emisión de credencial), o cualquier otro objetivo que ya hayas creado al construir una plantilla personalizada.
  3. Una "Descripción" opcional de hasta 120 caracteres.

Confirmar abre el editor de la campaña con tres pasos. Los tres deben completarse antes de poder guardar, sin importar si piensas activar la campaña de inmediato o no:

Paso 1: Template​

Haz clic en el campo de plantilla para abrir "Elige el template para tu campaña". Ahí solo aparecen tus propias plantillas personalizadas que comparten el objetivo que elegiste, cada una con su nombre y su tipo. Si todavía no existe ninguna, POK muestra "Aún no tienes templates con este objetivo" y ofrece "Ir a Templates personalizados" para que crees una primero, en la pestaña Templates del administrador de emails.

Paso 2: Disparador​

Elige "Evento", el momento en que arranca la cuenta regresiva. Qué eventos puedes elegir depende del objetivo elegido:

  • Una campaña "Aceptación" solo ofrece "Credencial es enviada".
  • Una campaña "Envío" solo ofrece "Credencial es aceptada".
  • Cualquier otro objetivo ofrece los tres: "Credencial es enviada", "Credencial es aceptada" y "Credencial expira".

Luego elige "Cuando", y las opciones dependen del evento:

  • "Credencial es enviada": "Inmediato", o "Después" con un valor en Horas, Días o Semanas.
  • "Credencial es aceptada": "Inmediato", o "Después" con un valor en Días o Semanas.
  • "Credencial expira": "Inmediato", "Antes" o "Después" con un valor en Días, Semanas o Meses.

"Inmediato" envía el email en el momento en que ocurre el evento, sin nada más que completar. "Antes" o "Después" piden además un "Valor" (un número entero) y una "Unidad" de la lista anterior.

Cuando "Cuando" es "Después", también puedes activar "Repetir": reenviar el mismo email cada cierta cantidad de días, hasta 12 veces adicionales además del primer envío.

Cambiar el disparador de una campaña que ya guardaste te pide confirmar primero: "¿Cambiar el disparador de la campaña?": "Al cambiar el disparador se cancelarán los correos ya programados de esta campaña."

Paso 3: Audiencia​

Elige "Audiencia": "Todas las credenciales" envía a toda credencial que llegue al disparador, "Elegir filtro" lo acota. Con un filtro agregas una o más condiciones; hoy puedes filtrar por:

  • "Tipo de credencial": "Certificado" o "Insignia".
  • "Interacción de la credencial": "Compartida en LinkedIn" o "No compartida en LinkedIn" (revisa Cómo compartir mi credencial).
  • "Estado de la credencial": solo se ofrece como "No aceptada" cuando el disparador es "Credencial es enviada", o como "Revocada" cuando el disparador es "Credencial es aceptada". No se ofrece en absoluto cuando el disparador es "Credencial expira". (Revisa los estados de una credencial en Premios de credenciales.)

Cada condición se puede agregar una sola vez. Si agregas más de una, una credencial tiene que coincidir con todas para recibir el email.

Una vez que el paso 3 es válido, haz clic en "Guardar campaña".

Previsualiza una campaña y envía una prueba​

Haz clic en "Previsualizar" apenas hayas elegido una plantilla en el paso 1: no necesitas terminar el disparador ni la audiencia antes, ni siquiera guardar la campaña. Renderiza exactamente el encabezado, el cuerpo y el pie de la plantilla elegida, usando el idioma base de tu organización y la marca asignada a esa plantilla (revisa Traducciones de email y Logo y banner del email).

Desde la misma pantalla, haz clic en "Enviar correo de prueba" para recibir una copia y confirmar que se ve como esperas.

La página de detalle de una campaña y su reporte​

Abre el ícono al final de la fila de una campaña para ver su página de detalle:

  • La miniatura de la plantilla, el nombre de la campaña, su etiqueta de objetivo y su estado (los Administrator con un proveedor de email vinculado pueden cambiarlo desde ahí).
  • Cuándo se modificó por última vez, la plantilla que usa con un enlace "Ver preview", y su descripción si tiene una.
  • Una tarjeta "Disparador" que repite el evento, el cuándo, el valor y la unidad, y la regla de repetición que configuraste.
  • Una tarjeta "Audiencia" que lista "Todas las credenciales" o cada condición y valor que definiste.
  • Una tarjeta de métricas: elige una ventana, "Últimos 7 días", "Últimos 30 días" (la que viene por defecto) o "Últimos 365 días", y mira "Correos enviados" para esa ventana. Este número suma los envíos exitosos y los fallidos juntos: no son solo los que se entregaron. Esto es independiente de la pestaña "Reporte" de toda la organización, que lista cada email que envió POK sin importar la campaña.

Edita, duplica o desactiva una campaña​

Todo lo siguiente requiere el rol Administrator.

Editar una campaña desde el menú de su fila o desde su página de detalle para cambiar su nombre, descripción, plantilla, disparador o audiencia. El objetivo que elegiste al crearla no se puede cambiar aquí: crea una nueva campaña si necesitas uno distinto.

Duplicar crea una copia inactiva de una campaña con la misma plantilla, disparador y audiencia, con el mismo nombre del original más "(1)" al final (o el próximo número libre, si ese ya está tomado también). Renómbrala y ajústala desde ahí.

Desactivar te pide confirmarlo primero: te advierte que los correos ya programados de la campaña se eliminarán, que puedes volver a activarla cuando quieras, pero que la reactivación no aplica a los eventos ocurridos antes de su creación. Reactivarla más adelante necesita tu rol Administrator y un proveedor de email vinculado, igual que activarla por primera vez.

No existe una forma de eliminar una campaña, ni desde la lista ni desde su página de detalle. Desactivarla es la única manera de detenerla para siempre.

No puedo activar una campaña​

Dos cosas distintas condicionan la activación, y las dos tienen que cumplirse:

  1. Campañas tiene que estar habilitada para tu organización: es una función premium que se habilita por organización; contacta a tu ejecutivo comercial o escribe a contacto@pok.tech para activarla.
  2. Necesitas una integración SMTP vinculada y funcionando. Hasta entonces, "Activar" queda deshabilitado en todos lados donde aparece la opción, y el aviso en esta pestaña te indica cómo vincular una.

Solo el rol Administrator puede activar una campaña; Operator y Reader nunca ven la opción.

El evento de disparador que necesito no está en la lista​

El objetivo que elegiste limita qué eventos están disponibles: "Aceptación" solo ofrece "Credencial es enviada", y "Envío" solo ofrece "Credencial es aceptada". Elige, o primero crea en "Templates personalizados", un objetivo distinto para desbloquear los tres eventos, incluyendo "Credencial expira" con su opción "Antes".

POK dice que ya existe una campaña con ese nombre​

Los nombres de campaña tienen que ser únicos dentro de tu organización, y POK ignora mayúsculas y minúsculas al verificarlo, así que "Reminder" y "reminder" chocan entre sí. POK muestra un mensaje indicando que ya existe una campaña con ese nombre y que debes elegir uno diferente. Cámbiale el nombre y guarda de nuevo.

La condición de audiencia que necesito no aparece, o tiene menos opciones de las que esperaba​

  • Cada tipo de condición se puede agregar una sola vez, así que no vas a encontrar "Tipo de credencial" ofrecida dos veces.
  • "Estado de la credencial" depende del contexto: solo ofrece "No aceptada" cuando el disparador es "Credencial es enviada", solo "Revocada" cuando es "Credencial es aceptada", y queda oculta por completo cuando el disparador es "Credencial expira".

No hay ninguna plantilla para elegir en el paso 1​

El mensaje de una campaña siempre es una de tus plantillas personalizadas, acotada al objetivo que elegiste. Si todavía no creaste una para ese objetivo, "Elige el template para tu campaña" muestra "Aún no tienes templates con este objetivo"; usa "Ir a Templates personalizados" para crear una y después volver a terminar la campaña.