Campanhas de email: envios automáticos quando uma credencial é enviada, aceita ou vence

Uma campanha é um email que a POK Proof of Knowledge envia por conta própria depois que algo acontece com uma das suas credenciais, assim a sua relação com o destinatário não precisa terminar no momento em que você a emite. Você define a regra uma única vez (por exemplo, avisar antes que uma credencial vença, pedir que alguém a compartilhe, ou lembrar que a aceite) e a POK continua enviando esse email para cada credencial que corresponder, sem que ninguém da sua equipe precise enviar nada manualmente.

Campanhas é uma funcionalidade premium, habilitada por organização. Para ativá-la, entre em contato com seu executivo comercial ou escreva para contacto@pok.tech.

Mesmo depois de habilitada, ativar uma campanha precisa de mais uma coisa: uma integração SMTP vinculada. Você pode criar, editar, pré-visualizar e enviar um teste de uma campanha sem ela. A aba explica isso com um aviso, "Como ativar suas campanhas personalizadas": "Para ativar suas campanhas personalizadas e ter mais controle sobre seus envios, vincule seu provedor de e-mail. Depois de vinculado, você deverá ativar manualmente suas campanhas." Em outras palavras, vincular um provedor não ativa nenhuma campanha por você: apenas libera a opção.

Abra Campanhas no gerenciador de emails

1. Na barra lateral esquerda, clique em Marca.
2. No card "E-mails", clique em "Personalizar" para abrir "Configurações de Email".
3. Clique na aba "Campanhas", depois de "Detalhes do envio", "Branding de email", "Modelos" e "Relatório".

O que você vê ao abrir Campanhas

A aba sempre mostra uma campanha já embutida no topo: "Lembrete de aceitação de credencial", marcada como "Aceitação" e sempre "Ativa". Você não pode abrir, editar nem desativar essa: ela roda automaticamente para todas as organizações.

Abaixo, "Campanhas personalizadas" lista as que a sua organização criou, com as colunas "Nome", "Etiqueta" (seu objetivo), "Última modificação" e "Status" ("Ativa" ou "Inativa"). Se ainda não houver nenhuma, a POK mostra "Você ainda não possui campanhas personalizadas para mostrar" junto com um botão "Criar campanha".

Qualquer pessoa que consiga abrir essa aba pode ver a lista e abrir a página de detalhe de uma campanha. Somente o papel Administrator pode criar, editar, duplicar, ativar ou desativar uma campanha; Operator e Reader podem olhar mas não mudar nada.

Crie uma campanha

Clique em "Criar campanha" (visível somente para Administrator) e preencha o diálogo:

1. "Nome", um nome único para a sua organização. A POK ignora maiúsculas e minúsculas ao verificar, então "Reminder" e "reminder" contam como o mesmo nome.
2. "Objetivo", escolhido de uma lista: "Aceitação" (ligado aos seus templates de solicitação de aceite), "Envio" (ligado aos seus templates de emissão de credencial), ou qualquer outro objetivo que você já tenha criado ao montar um template personalizado.
3. Uma "Descrição" opcional de até 120 caracteres.

Confirmar abre o editor da campanha com três etapas. As três precisam ser concluídas antes de poder salvar, mesmo que você não pretenda ativar a campanha imediatamente:

Etapa 1: Modelo

Clique no campo de template para abrir "Escolha um modelo para sua campanha". Ali aparecem só os seus próprios templates personalizados que compartilham o objetivo escolhido, cada um com seu nome e tipo. Se ainda não existir nenhum, a POK mostra "Você ainda não tem modelos com este objetivo" e oferece "Ir para Modelos personalizados" para você criar um primeiro, na aba "Modelos" do gerenciador de emails.

Etapa 2: Disparador

Escolha "Evento", o momento em que a contagem começa. Quais eventos você pode escolher depende do objetivo selecionado:

• Uma campanha "Aceitação" só oferece "Credencial enviada".
• Uma campanha "Envio" só oferece "Credencial aceita".
• Qualquer outro objetivo oferece os três: "Credencial enviada", "Credencial aceita" e "Credencial expira".

Depois escolha "Quando", e as opções dependem do evento:

• "Credencial enviada": "Imediato", ou "Depois" com um valor em Horas, Dias ou Semanas.
• "Credencial aceita": "Imediato", ou "Depois" com um valor em Dias ou Semanas.
• "Credencial expira": "Imediato", "Antes" ou "Depois" com um valor em Dias, Semanas ou Meses.

"Imediato" envia o email no momento em que o evento acontece, sem mais nada para preencher. "Antes" ou "Depois" pedem também um "Valor" (um número inteiro) e uma "Unidade" da lista acima.

Quando "Quando" é "Depois", você também pode ativar "Repetir": reenviar o mesmo email a cada certo número de dias, por até 12 vezes adicionais além do primeiro envio.

Mudar o disparador de uma campanha que você já salvou pede confirmação antes: "Alterar o gatilho da campanha?": "Alterar o gatilho cancelará os e-mails já programados desta campanha."

Etapa 3: Audiência

Escolha "Audiência": "Todas as credenciais" envia para toda credencial que chegar ao disparador, "Escolher filtro" restringe isso. Com um filtro, você adiciona uma ou mais condições; hoje você pode filtrar por:

• "Tipo de credencial": "Certificado" ou "Distintivo".
• "Interação da credencial": "Compartilhada no LinkedIn" ou "Não compartilhada no LinkedIn" (veja Como compartilhar minha credencial).
• "Estado da credencial": só é oferecida como "Não aceita" quando o disparador é "Credencial enviada", ou como "Revogada" quando o disparador é "Credencial aceita". Não é oferecida de jeito nenhum quando o disparador é "Credencial expira". (Veja os estados de uma credencial em Listagens de credenciais.)

Cada condição pode ser adicionada só uma vez. Se você adicionar mais de uma, uma credencial precisa corresponder a todas para receber o email.

Assim que a etapa 3 estiver válida, clique em "Salvar campanha".

Pré-visualize uma campanha e envie um teste

Clique em "Pré-visualizar" assim que tiver escolhido um template na etapa 1: você não precisa terminar o disparador nem a audiência antes, nem mesmo salvar a campanha. Ele renderiza exatamente o cabeçalho, o corpo e o rodapé do template escolhido, usando o idioma base da sua organização e a marca atribuída a esse template (veja Traduções de email e Logo e banner do email).

Na mesma tela, clique em "Enviar e-mail de teste" para receber uma cópia e confirmar que está do jeito que você espera.

A página de detalhe de uma campanha e o seu relatório

Abra o ícone no final da linha de uma campanha para ver a página de detalhe:

• A miniatura do template, o nome da campanha, sua etiqueta de objetivo e seu status (Administrator com um provedor de email vinculado pode mudar isso por ali).
• Quando foi modificada pela última vez, o template que ela usa com um link "Ver pré-visualização", e sua descrição, se tiver uma.
• Um card "Gatilho" que repete o evento, o quando, o valor e a unidade, e a regra de repetição que você configurou.
• Um card "Público" que lista "Todas as credenciais" ou cada condição e valor que você definiu.
• Um card de métricas: escolha uma janela, "Últimos 7 dias", "Últimos 30 dias" (a que vem por padrão) ou "Últimos 365 dias", e veja "E-mails enviados" para essa janela. Esse número soma os envios bem-sucedidos e os que falharam juntos: não são só os que foram entregues. Isso é separado da aba "Relatório" de toda a organização, que lista todo email que a POK enviou, independente da campanha.

Edite, duplique ou desative uma campanha

Tudo a seguir exige o papel Administrator.

Editar uma campanha pelo menu da sua linha ou pela página de detalhe para mudar seu nome, descrição, template, disparador ou audiência. O objetivo escolhido na criação não pode ser mudado aqui: crie uma nova campanha se precisar de um diferente.

Duplicar cria uma cópia inativa de uma campanha com o mesmo template, disparador e audiência, com o mesmo nome do original mais "(1)" no final (ou o próximo número livre, se esse já estiver ocupado também). Renomeie e ajuste a partir daí.

Desativar pede para você confirmar: "Desativar [nome da campanha]?": "Se você desativá-la, os e-mails programados serão removidos da campanha. Você pode reativá-la quando quiser; lembre-se de que não se aplica aos eventos ocorridos antes da sua criação." Reativá-la depois exige seu papel Administrator e um provedor de email vinculado, do mesmo jeito que ativá-la pela primeira vez.

Não existe uma forma de excluir uma campanha, nem pela lista nem pela página de detalhe. Desativar é a única maneira de parar uma de vez.

Não consigo ativar uma campanha

Duas coisas diferentes condicionam a ativação, e as duas precisam ser verdadeiras:

1. O Campanhas precisa estar habilitado para a sua organização: é uma funcionalidade premium, habilitada por organização; entre em contato com seu executivo comercial ou escreva para contacto@pok.tech para ativá-la.
2. Você precisa de uma integração SMTP vinculada e funcionando. Até lá, "Ativar" fica desabilitado em todo lugar onde a opção aparece, e o aviso nessa aba mostra como vincular uma.

Somente o papel Administrator pode ativar uma campanha; Operator e Reader nunca veem essa opção.

O evento de disparador que eu preciso não está na lista

O objetivo escolhido limita quais eventos ficam disponíveis: "Aceitação" só oferece "Credencial enviada", e "Envio" só oferece "Credencial aceita". Escolha, ou primeiro crie em "Modelos personalizados", um objetivo diferente para liberar os três eventos, incluindo "Credencial expira" com sua opção "Antes".

A POK diz que já existe uma campanha com esse nome

Os nomes de campanha precisam ser únicos dentro da sua organização, e a POK ignora maiúsculas e minúsculas ao verificar, então "Reminder" e "reminder" colidem. A mensagem diz "Já existe uma campanha com esse nome. Escolha outro nome." Troque o nome e salve de novo.

A condição de audiência que eu preciso não aparece, ou tem menos opções do que eu esperava

• Cada tipo de condição só pode ser adicionado uma vez, então você não vai encontrar "Tipo de credencial" oferecida duas vezes.
• "Estado da credencial" depende do contexto: só oferece "Não aceita" quando o disparador é "Credencial enviada", só "Revogada" quando é "Credencial aceita", e fica escondida por completo quando o disparador é "Credencial expira".

Não tem nenhum modelo para escolher na etapa 1

A mensagem de uma campanha é sempre um dos seus templates personalizados, restrito ao objetivo escolhido. Se você ainda não criou um para esse objetivo, "Escolha um modelo para sua campanha" mostra "Você ainda não tem modelos com este objetivo"; use "Ir para Modelos personalizados" para criar um e depois voltar para terminar a campanha.