Assinatura eletrônica: exija a aprovação de um assinante antes de enviar uma credencial
A assinatura eletrônica permite reter uma credencial para que uma pessoa autorizada a revise e assine antes que ela chegue ao destinatário, para que nada saia sem revisão. Uma credencial emitida a partir de um design que exige assinatura não é enviada de imediato: ela espera na aba Para Assinar de Listagens até que cada assinante exigido a assine ou a rejeite.
Solicitar uma assinatura de um membro da sua própria equipe, por meio de Solicitar assinatura, está disponível para qualquer organização sem custo adicional. Somente Adicionar assinatura eletrônica, que encaminha a assinatura a um provedor externo, é restrito: é uma funcionalidade premium, habilitada por organização. Para ativá-la, entre em contato com seu executivo comercial ou escreva para contacto@pok.tech.
É a mesma coisa que a assinatura do meu design?
Não exatamente, e essa é uma confusão comum. Crie o design de um certificado é onde você adiciona um espaço de assinatura a um design e decide quem deve assiná-lo: Solicitar assinatura para um membro da sua própria equipe, ou Adicionar assinatura eletrônica para um provedor externo. Esse artigo explica como configurar isso.
Este artigo explica o que acontece depois. Assim que você emite uma credencial a partir de um design assim, a POK a retém em vez de enviá-la, e é aqui que o assinante designado vai assiná-la.
Quem pode assinar uma credencial
Assinar é uma permissão, não um papel próprio: qualquer membro, seja Administrador, Operador ou Leitor, também pode ser designado assinante. Só um administrador pode atribuir essa permissão, em Membros da equipe: clique no ícone de lápis ao lado de um membro, marque "Atribuir função de assinante" e confirme. Veja Usuários: cadastro, remoção e permissões para o que cada papel pode fazer.
Ter a permissão de assinante não libera qualquer credencial de Para Assinar para você. Você só pode agir sobre uma credencial cujo design tenha te nomeado especificamente como um dos seus assinantes ao configurar o espaço de assinatura. Se você não era a pessoa designada, ou alguém já assinou ou rejeitou a credencial, a ação de assinar falha.
Como funciona o fluxo, da emissão à entrega
Se uma credencial precisa de assinatura é o design que decide, não quem a emite. Emita uma credencial a partir de um design com uma ou mais assinaturas exigidas, seja por Envio manual, Envio em massa ou qualquer outro caminho, e a POK a retém em vez de entregá-la: o status da credencial passa a "Pendente de assinatura eletrônica" e ela aparece na aba Para Assinar de Listagens.
Cada assinante indicado no design revisa suas credenciais em Para Assinar e as assina ou rejeita. Um design pode indicar mais de um assinante; enquanto qualquer um deles ainda faltar, a credencial permanece em Para Assinar.
Depois que todas as assinaturas exigidas são reunidas, a credencial não é enviada sozinha: ela volta para a aba Pendente, o mesmo lugar onde qualquer lote recém-carregado espera. Enviá-la a partir daí é a mesma ação de enviar qualquer outra credencial pendente, e só então ela é entregue ao destinatário.
O que um assinante vê em Para Assinar
Abra Listagens e clique na aba Para Assinar. Se não houver nada pendente, a aba mostra que ainda não existem credenciais pendentes de assinatura. Se houver credenciais, a tabela lista todas as da organização que aguardam uma assinatura, e cada linha também mostra quem criou a credencial e quem já a assinou, na coluna Aprovador. Filtre por estado para restringir a lista a Assinatura solicitada (ainda pendente) ou Assinatura rejeitada.
Para assinar uma única credencial, clique na sua ação Assinar. Uma caixa de diálogo se abre em duas etapas:
- Envie sua assinatura: arraste um arquivo PNG menor que 2mb, de preferência com fundo transparente. A caixa mostra uma pré-visualização da credencial com sua assinatura já posicionada, para você conferir antes de continuar. Clique em Continuar.
- Revise a pré-visualização mais uma vez e clique em Assinar para registrar sua assinatura, ou em Rejeitar para recusá-la.
Assine ou rejeite várias credenciais de uma vez
Selecione várias linhas com as caixas de marcação, ou selecione todas as credenciais de todas as páginas, e clique em Assinar na barra de ferramentas.
- Se tudo o que você selecionou está de fato atribuído a você, a mesma caixa de duas etapas se abre diretamente.
- Se parte da sua seleção não está disponível para assinatura, a POK confirma primeiro quantas credenciais você está prestes a assinar e quantas delas não podem ser assinadas. Confirme com Assinar credenciais para continuar.
A partir daí, envie sua assinatura uma única vez e escolha:
- Assinar todas: aplica sua assinatura a cada credencial elegível da seleção em uma única ação.
- Assinar uma por uma: percorre cada uma individualmente, cada uma com sua própria pré-visualização e sua própria ação de Assinar ou Rejeitar, avançando automaticamente para a próxima.
- Rejeitar todas: rejeita a assinatura de cada credencial elegível da seleção imediatamente.
Um aviso aparece durante todo o processo: "Para completar o envio, se essas credenciais precisarem da assinatura de outros assinantes, elas permanecerão em Para Assinar até que todas as assinaturas sejam concluídas."
Para rejeitar sem abrir a caixa de assinatura, use a opção Rejeitar ao lado de Assinar na barra de ferramentas. A POK confirma quantas credenciais você está prestes a rejeitar, avisa que "Se você rejeitar a assinatura, as credenciais selecionadas não poderão ser enviadas" e pede que você confirme com Rejeitar assinaturas.
O que acontece quando uma assinatura é rejeitada
Rejeitar é definitivo para aquela credencial. Ela passa para o estado Assinatura rejeitada e não pode mais ser assinada, reenviada ou recuperada: a única ação que resta para ela em Listagens é descartá-la, da mesma forma que qualquer outra credencial pendente. Se mesmo assim você precisar dessa credencial, emita-a de novo.
Receba um aviso com um webhook
A POK pode avisar um sistema externo com o webhook Assinatura eletrônica, descrito em Webhooks como "Receber uma notificação quando uma credencial requer assinatura eletrônica". Ele dispara especificamente para o caso do provedor externo: quando a única assinatura que falta em uma credencial é uma de Adicionar assinatura eletrônica, seja porque esse era o único tipo de assinante do design, seja porque é a última que resta depois que sua equipe já assinou.
Ele não dispara para uma credencial comum de Solicitar assinatura que aguarda sua equipe: essas simplesmente ficam em Para Assinar para que um assinante atue diretamente, sem nenhum webhook envolvido.
Assinei todas as credenciais, mas nada foi entregue
Isso é esperado, não é um erro. Depois que a última assinatura exigida é reunida, a credencial volta para a aba Pendente em vez de ser enviada sozinha. Envie-a a partir daí do mesmo jeito que enviaria qualquer outra credencial pendente; veja Listagens de credenciais para saber como funciona o envio.
Não consigo assinar uma credencial em Para Assinar
Duas coisas precisam ser verdadeiras ao mesmo tempo: sua conta precisa ter a permissão de assinante, e o design da credencial precisa ter te nomeado especificamente como um dos seus assinantes. Ter a permissão de assinante não permite que você atue sobre qualquer credencial em Para Assinar, só sobre as que foram atribuídas a você. Se outra pessoa já assinou ou rejeitou a credencial, ou você nunca foi indicado nesse design, a ação falha.
Minha imagem de assinatura não é enviada
O arquivo precisa ser um PNG menor que 2mb; um arquivo maior é rejeitado com "O arquivo é maior que o tamanho permitido". Use um fundo transparente para que sua assinatura fique bem posicionada sobre o design, em vez de cobri-lo com um retângulo branco.
Uma credencial continua em Para Assinar depois que eu assinei
O mais provável é que o design dela indique mais de um assinante. A POK mantém uma credencial em Para Assinar até reunir cada assinatura exigida, seja da sua equipe ou de um provedor externo, então verifique quem mais está faltando antes de supor que algo travou.