Firma electrónica: exige la aprobación de un firmante antes de enviar una credencial
La firma electrónica te permite retener una credencial para que una persona autorizada la revise y la firme antes de que llegue a su destinatario, así nada sale sin revisión. Una credencial emitida desde un diseño que exige firma no se envía de inmediato: espera en la pestaña Por firmar de Listados hasta que cada firmante requerido la firme o la rechace.
Solicitar una firma a un miembro de tu propio equipo, mediante Solicitar firma, está disponible para cualquier organización sin costo adicional. Solo Agregar firma electrónica, que envía la firma a un proveedor externo, está restringido: es una función premium, que se habilita por organización. Para activarla, contacta a tu ejecutivo comercial o escribe a contacto@pok.tech.
¿Es lo mismo que la firma de mi diseño?
No exactamente, y es una confusión habitual. Diseña un certificado es donde agregas un espacio de firma a un diseño y decides quién debe firmarlo: Solicitar firma para un miembro de tu propio equipo, o Agregar firma electrónica para un proveedor externo. Ese artículo explica cómo configurarlo.
Este artículo explica qué pasa después. Apenas emites una credencial desde un diseño así, POK la retiene en lugar de enviarla, y es aquí donde el firmante asignado va a firmarla.
Quién puede firmar una credencial
Firmar es un permiso, no un rol propio: cualquier miembro, ya sea Administrador, Operador o Lector, también puede ser designado firmante. Solo un administrador puede asignarlo, desde Miembros del equipo: haz clic en el ícono del lápiz junto a un miembro, marca "Asignar rol de firmante" y confirma. Consulta Usuarios: alta, baja y permisos para lo que puede hacer cada rol.
Tener el permiso de firmante no te habilita cualquier credencial de Por firmar. Solo puedes actuar sobre una credencial cuyo diseño te haya nombrado específicamente como uno de sus firmantes al configurar su espacio de firma. Si no eras la persona asignada, o alguien ya la firmó o la rechazó, la acción de firmar falla.
Cómo funciona el flujo, de la emisión al envío
Que una credencial necesite firma lo decide su diseño, no quien la emite. Emite una credencial desde un diseño con una o más firmas requeridas, ya sea con Envío manual, Envío masivo o cualquier otra vía, y POK la retiene en lugar de entregarla: el estado de la credencial pasa a "Pendiente de firma electrónica" y aparece en la pestaña Por firmar de Listados.
Cada firmante nombrado en el diseño revisa sus credenciales desde Por firmar y las firma o las rechaza. Un diseño puede nombrar a más de un firmante; mientras falte alguno, la credencial permanece en Por firmar.
Una vez reunidas todas las firmas requeridas, la credencial no se envía sola: vuelve a la pestaña Pendientes, el mismo lugar donde espera cualquier lote recién cargado. Enviarla desde ahí es la misma acción que enviar cualquier otra credencial pendiente, y solo entonces llega al destinatario.
Qué ve un firmante en Por firmar
Abre Listados y haz clic en la pestaña Por firmar. Si no hay nada pendiente, se lee "Aún no cuentas con credenciales pendientes de firma." Si hay credenciales, la tabla lista todas las de la organización que esperan una firma, y cada fila también muestra quién creó la credencial y quién ya la firmó, en la columna Aprobador. Filtra por estado para acotar la lista a Firma solicitada (todavía pendiente) o Firma rechazada.
Para firmar una sola credencial, haz clic en su acción Firmar. Se abre un cuadro de diálogo en dos pasos:
- Sube tu firma: arrastra un archivo PNG menor a 2mb, idealmente con fondo transparente. El cuadro muestra una vista previa de la credencial con tu firma ya colocada, para que la revises antes de continuar. Haz clic en Continuar.
- Revisa la vista previa una vez más y haz clic en Firmar para registrar tu firma, o en Rechazar para rechazarla.
Firma o rechaza varias credenciales a la vez
Selecciona varias filas con sus casillas, o selecciona todas las credenciales de todas las páginas, y haz clic en Firmar en la barra de herramientas.
- Si todo lo que seleccionaste está efectivamente asignado a ti, se abre directamente el mismo cuadro de dos pasos.
- Si parte de tu selección no está disponible para firmar, POK confirma primero cuántas credenciales estás por firmar y cuántas de ellas no se pueden firmar. Confirma con Firmar credenciales para continuar.
Desde ahí, sube tu firma una sola vez y elige:
- Firmar todas: aplica tu firma a cada credencial elegible de la selección en una sola acción.
- Firmar una por una: las recorre de a una, cada una con su propia vista previa y su propia acción de Firmar o Rechazar, avanzando automáticamente a la siguiente.
- Rechazar todas: rechaza la firma de cada credencial elegible de la selección de inmediato.
Un aviso aparece durante todo el proceso: "Para completar el envío, si estas credenciales necesitan la firma de otros firmantes. Seguirán apareciendo en Por firmar hasta que se completen las firmas."
Para rechazar sin abrir el cuadro de firma, usa la opción Rechazar junto a Firmar en la barra de herramientas. POK confirma cuántas credenciales estás por rechazar, advierte que "Si rechazas la firma, las credenciales seleccionadas no podrán enviarse" y te pide que confirmes con Rechazar firmas.
Qué pasa cuando se rechaza una firma
Rechazar es definitivo para esa credencial. Pasa al estado Firma rechazada y ya no puede firmarse, reenviarse ni recuperarse: la única acción que le queda en Listados es descartarla, igual que a cualquier otra credencial pendiente. Si de todos modos necesitas esa credencial, emítela de nuevo.
Recibe un aviso con un webhook
POK puede avisar a un sistema externo con el webhook Firma electrónica, descrito en Webhooks como "Recibir una notificación cuando una credencial requiere firma electrónica". Se dispara específicamente para el caso del proveedor externo: cuando la única firma que le falta a una credencial es una de Agregar firma electrónica, ya sea porque era el único tipo de firmante del diseño o porque es la última que queda después de que tu equipo ya firmó.
No se dispara para una credencial común de Solicitar firma que espera a tu equipo: esas simplemente quedan en Por firmar para que un firmante actúe directamente, sin ningún webhook de por medio.
Firmé todas las credenciales, pero no se envió nada
Es lo esperable, no un error. Una vez reunida la última firma requerida, la credencial vuelve a la pestaña Pendientes en lugar de enviarse sola. Envíala desde ahí igual que enviarías cualquier otra credencial pendiente; consulta Listados de credenciales para ver cómo funciona el envío.
No puedo firmar una credencial en Por firmar
Tienen que cumplirse dos cosas a la vez: tu cuenta necesita el permiso de firmante, y el diseño de la credencial necesita haberte nombrado específicamente como uno de sus firmantes. Tener el permiso de firmante no te permite actuar sobre cualquier credencial de Por firmar, solo sobre las que te fueron asignadas. Si alguien más ya la firmó o la rechazó, o nunca te nombraron en ese diseño, la acción falla.
Mi imagen de firma no se sube
El archivo tiene que ser un PNG menor a 2mb; uno más grande se rechaza con "El archivo es mayor al tamaño permitido". Usa un fondo transparente para que tu firma quede prolija sobre el diseño en lugar de taparlo con un recuadro blanco.
Una credencial sigue en Por firmar después de firmarla
Lo más probable es que su diseño tenga más de un firmante. POK mantiene una credencial en Por firmar hasta reunir cada firma requerida, ya sea de tu equipo o de un proveedor externo, así que revisa quién más falta antes de asumir que algo quedó trabado.